Для контроля хода процессов изобретено множество методов, и Канбан, по праву, претендует на звание одного из самых удобных. Он широко используется на производстве, что позволяет не только контролировать технологический процесс, но и сразу видеть проблемные или незадействованные участки. Битрикс24 внедряет самые эффективные технологии, поэтому канбан присутствует и на Портале, а именно в разделах CRM и Задачи. Правильно используя этот метод, вы всегда будете понимать, что происходит или что требует особого внимания.
Что такое канбан?
Это почти японское слово используется для обозначения метода визуализации хода любого процесса путем перемещения карточек по шкале. В оригинале оно звучит как «KaMban», но ошибка в транскрипции японского слова, которое означает «доска объявлений», подарила миру новое специфическое понятие. Впервые в промышленных масштабах метод был применен в 1959 году на сборочных линиях завода «Тойота», что позволило значительно оптимизировать производство. Многие из нас также практикуют метод, не догадываясь о его названии, когда мы переклеиваем стикеры по мере выполнения какой-либо задачи.
Однако, в отличие от бумажных листков, электронный канбан имеет множество преимуществ. Здесь ничего не распутается, ничего не потеряется, а с помощью автоматизации карточки даже будут двигаться сами по себе после выполнения необходимых действий вашими сотрудниками или реакции клиентов. Виртуальный Канбан прост в настройке и прост в управлении.
Канбан в CRM
Поскольку канбан хорош для визуализации общего хода дел в зависимости от компонентов процесса, этот метод отлично подходит для отображения хода воронки продаж. В CRM этот метод можно найти в разделах Лиды и Сделки. Чтобы увидеть канбан, необходимо выбрать этот тип отображения вместо списка или календаря в соответствующем разделе.
Канбан для лидов
По сути, канбан в Лидах и Сделках — это горизонтальная схема структуры вашей воронки продаж. Колонки из ее этапов отображаются здесь с присвоенными вами названиями. По умолчанию в Битрикс24 уже есть заготовки этапов, а в отраслевых CRM разработчики или Партнеры уже предусмотрели все необходимое. Каждая колонка имеет свой цвет, который является общим для всех карточек Лидов в ней, то есть перепутать что-то невозможно. При перетаскивании карточки в соседний столбец цвет меняется автоматически.
Рассмотрим конкретный пример
Представим себе простую воронку продаж с четырьмя этапами:
- Неназначенный лид, который только что поступил в вашу CRM;
- Проверка лида и его распределение среди сотрудников ответственным менеджером;
- Связь сотрудника с лидом, общение и отправка коммерческого предложения на рассмотрение;
- Создание сделки и преобразование лида в Контакт или Компанию.
Как видите, каждому этапу соответствует колонка этапов в канбане. Длина электронной доски канбан зависит от «глубины» воронки, для прокрутки в портале используются навигационные кнопки. Лид-карты составляются по мере их поступления, просмотр или редактирование возможны прямо в открытом окне слайдера.
Помимо контроля этапа продвижения в этом режиме мы сразу получаем дополнительную важную информацию. В данном случае видно, что на этапе раздачи ответственных карточек (1) карточек нет вообще, а на этапе отправки коммерческого предложения (2) «зависли» сразу три лида. Это нормальная рабочая ситуация, но если ситуация не меняется в течение длительного времени, или карточки продолжают скапливаться в определенном месте, это сигнал повышенного внимания к менеджеру.
Канбан для сделок
Аналогичную ситуацию мы наблюдаем для Соглашений в Битрикс24. Именно здесь сделки оказываются после воронки лидов, либо создаются быстрые сделки без участия потенциальных покупателей. Принцип работы метода остается неизменным: вы продвигаете карточку сделки в соответствии с ранее созданными этапами.
Однако в Битрикс24 есть сразу несколько направлений сделок, и для каждого из них канбан будет иметь свой вид.
Настройка канбана для лидов и сделок
Администратор портала Битрикс24 и сотрудники с необходимыми правами доступа могут редактировать многие параметры канбана:
- Добавлять новые / удалять существующие этапы прямо при просмотре информации, а также менять их цвет;
- Изменять внешний вид карточки Лида / Сделки, отображать обязательные поля и скрывать менее важные;
- Устанавливать правила, с минимальным или необходимым набором информации сотрудники должны создавать карточку Лида/Сделки;
- Установить правила, в соответствии с которыми можно будет перемещать карточку и т.д.
Следует отметить, что использование роботов и триггеров значительно улучшает работу сотрудников. Это больше относится к автоматизации, чем к канбану, но всегда нужно быть готовым к тому, что карточка может «перепрыгнуть» на следующую колонку самостоятельно, если для этого были предприняты необходимые действия: получено одобрение руководителя, пришло письмо от клиента и т.д.
Также необходимо понимать, что если карточка не переходит на нужный этап при наведении мыши пользователем, это не является проблемой Битрикс24 — если на предыдущем этапе не выполнены все необходимые условия, она в любом случае не перейдет на следующую (или через одну) карточку.
Фильтрация
Сортировка и поиск необходимой информации в режиме канбан также очень удобны. У вас есть диалог, в котором вы можете задавать и комбинировать множество параметров поиска, а канбан покажет вам результаты с раскладкой этапов, на которых карточка находится в данный момент.
Канбан для задач
Метод канбан также отлично подходит для контроля выполнения задач в соответствии с определенными статусами (для контроля времени лучше использовать Гантта). Предпосылки для внедрения этого метода в раздел управления задачами и проектами существовали уже давно, но только с марта 2020 года инструмент стал использоваться на практике.
Просто увидеть канбан можно в подразделе «Задачи» после выбора представлений «Сроки» и «Мой план». В разделе «Проекты» метод Канбан доступен наряду с другими представлениями при отображении задач: список, план, Гантта и календарь. Как не запутаться:
Просмотр «Крайних сроков» в задачах и проектах
Показывает доску канбан с задачами, разбитыми по временным отрезкам. В первую очередь красным цветом по умолчанию вы увидите все просроченные задачи. Желательно, конечно, чтобы эта колонка всегда оставалась пустой, но бывают разные случаи. Далее идут этапы «На сегодня», «На этой неделе», «На следующей неделе» и «Без сроков». В этом канбане нельзя удалить или закрыть задачи путем перетаскивания — доска нужна только для контроля предполагаемых сроков исполнения. Следует также отметить, что шкала продвижения здесь направлена в противоположную сторону — от неопределенного времени справа к сегодняшнему и, как бы, «вчерашнему» дню слева.
Просмотр «Моего плана» в задании
Настраиваемая электронная доска, необходимая для разметки поверхности. Здесь вы можете быстро «набросать» задачи заранее по удобной для вас схеме. Поскольку длина канбана не ограничена, вы можете выстроить понятную вам логику планирования и следовать ей.
Канбан
Эта доска отображается в верхнем меню в Задачах и является вариантом отображения задач в Проектах. Канбан показывает задачи по мере их выполнения по статусу и обязательно привязан к конкретному проекту или группе. Если вы создаете задачу вне проекта, индикатор «Этап» вообще не будет присутствовать. По умолчанию для задач из групп или проектов сразу доступны три стандартные стадии: «Новая», «В работе» и «Выполнена», и задача создается сразу на первой из них. Но вы можете редактировать этапы для каждого проекта отдельно, и индикатор этапа будет меняться соответствующим образом: сколько этапов, столько и подразделений можно отметить.
Поскольку каждый проект имеет свой собственный канбан, вам придется переключаться между всеми доступными проектами. Следует также отметить, что перемещение задачи на последний (крайний правый) этап канбана не означает ее завершения! Это важно помнить, потому что были случаи, когда пользователи просто меняли этап на последний после завершения задач, после чего счетчик задач с просроченным сроком резко возрастал.
Канбан в проектах также наделен собственной памятью: система запоминает, какие задачи вы вводили последними, и показывает их вам, когда вы входите в проект или группу.
Ни шагу назад!
Как видите, канбан — это действительно простой, удобный и информативный метод визуализации хода выполнения различных задач. Если вы сделаете настройки под себя и свой бизнес — правильно распределите этапы, отобразите в карточке только необходимые поля, выберете приятные глазу цвета — то использование канбана в Битрикс24 станет для вас настоящим удовольствием.
Мы также хотим развеять миф о том, что карточки можно только продвигать. На самом деле, никаких ограничений нет, и вы практически всегда можете вернуть зацепку, сделку или задачу на предыдущий этап, если это необходимо. Просто часто такая возможность блокируется или добавляется бюрократическая процедура, такая как оставление комментария-объяснения или получение одобрения от старшего менеджера. Наши сотрудники всегда готовы ответить на любые ваши вопросы по настройке и использованию этого метода в Битрикс24. Пользуйтесь инструментами системы и, как говорится: «Пусть у вас все идет гладко, как по канбану!».
Улучшите свои бизнес-процессы в компании уже сегодня »»» ПЕРЕЙТИ
