Для контроля за ходом процессов придумано множество методов, и Канбан по праву претендует на звание одного из самых удобных. Он широко используется в производстве, что позволяет не только следить за технологическим процессом, но и сразу видеть проблемные участки или незанятые участки. В Битрикс24 реализованы самые эффективные технологии, поэтому Канбан присутствует и на Портале, а именно в разделах CRM и Задачи. Правильно используя этот метод, вы всегда будете понимать, что происходит или что требует особого внимания.
Что такое Канбан?
Это почти японское слово используется для обозначения метода визуализации хода какого-либо процесса путем перемещения карт по шкале. В оригинале оно звучит как «КаМбан», но ошибка в транскрипции японского слова, означающего «доска объявлений», подарила миру конкретное новое понятие. Впервые в промышленных масштабах метод был применен в 1959 году на сборочных линиях завода «Тойота», что позволило значительно оптимизировать производство. Многие из нас также практикуют метод, не зная его названия, когда переклеивают наклейки по мере выполнения какой-либо задачи.
Однако, в отличие от бумажных бланков, электронный Канбан имеет много преимуществ. Здесь ничего не отклеится, ничего не потеряется, а с помощью автоматизации карточки даже сами переместятся после выполнения необходимых действий вашими сотрудниками или реакции клиентов. Виртуальный Канбан прост в настройке и управлении.
Канбан в CRM
Поскольку Канбан хорош для визуализации общего хода вещей в зависимости от компонентов процесса, этот метод отлично подходит для демонстрации хода воронки продаж. В CRM этот метод используется в лидах и сделках. Для того, чтобы увидеть Канбан, нужно выбрать этот тип отображения вместо списка или календаря в соответствующем разделе.
Канбан для лидов
По сути, Канбан в лидах — это горизонтальная структура вашей воронки продаж. Здесь отображаются столбцы с ее этапами с присвоенными вам именами. По умолчанию в Битрикс24 уже есть подготовка этапов, а в отраслевой CRM разработчики уже предусмотрели все необходимое. Каждая колонка имеет свой цвет, общий для всех карт лидов в ней, то есть перепутать что-то невозможно. Когда вы перетаскиваете карточку в соседний столбец, цвет меняется автоматически. Рассмотрим конкретный пример.
Давайте представим простую воронку продаж с четырьмя этапами:
- Не разобранная заявка, которая только что пришла в вашу CRM;
- Квалификация лида и его распределение среди сотрудников ответственным руководителем;
- Связь сотрудника с лидом, общение и отправка коммерческого предложения на рассмотрение;
- Создание сделки и конвертация лида в Контакт или Компанию.
Как видите, каждому этапу соответствует столбец этапов в Канбане. Длина электронной Канбан-доски зависит от «глубины» воронки, для прокрутки в портале используются кнопки навигации. Карточки лидов составляются по мере поступления, просмотр или редактирование возможно тут же в открытом окне слайдера.
Помимо наблюдения за стадией прогресса в этом режиме мы сразу получаем дополнительную важную информацию. В данном случае видно, что на этапе раздачи ответственных карточек карточек нет вообще, а на этапе отправки коммерческого предложения «зависли» сразу 3 лида. Это нормальная рабочая ситуация, но если ситуация долго не меняется, или карточки продолжают скапливаться в определенном месте, это сигнал повышенного внимания к менеджеру.
Канбан для сделок
Похожую ситуацию мы наблюдаем по Договорам в Битрикс24. Это то, где сделки заканчиваются после привлечения лидов, или могут быть заключены быстрые сделки без участия потенциальных покупателей. Принцип работы метода остается неизменным: вы продвигаете карточку клиента по ранее созданным этапам.
Настройка Канбана для лидов и сделок
Администратор портала Битрикс24 и сотрудники с необходимыми правами доступа могут редактировать многие параметры Канбана:
- Добавляйте новые/удаляйте существующие этапы прямо при просмотре информации, а также меняйте их цвет;
- Изменить внешний вид карточки Лида/Сделки, отобразить нужные поля и скрыть менее важные;
- Установить правила, с которым минимальный или необходимый набор информации сотрудники должны создать карточку Лида/Договора;
- Установить правила, по которым можно будет перемещать карту и т.д.
Следует отметить, что использование роботов и триггеров значительно улучшает работу сотрудников. Это больше про автоматизацию, чем про Канбан, но всегда нужно быть готовым к тому, что карточка может «перескочить» на следующую колонку сама по себе, если для этого были предприняты необходимые действия: получено одобрение менеджера, отправлено электронное письмо и т.д.
Фильтрация
Сортировка и поиск нужной информации в режиме Канбан тоже очень удобен. У вас есть диалоговое окно, в котором вы можете установить и комбинировать множество параметров поиска, и Канбан покажет вам результаты с расположением этапов, на которых карточка клиента находится в данный момент.
Канбан для задач
Канбан-метод также отлично подходит для контроля выполнения задач по определенным статусам (для контроля времени лучше использовать Гант). Предпосылки для реализации этого метода в разделе управления задачами и проектами существовали давно, но только с марта 2020 года инструмент стал применяться на практике.
Вы можете увидеть Канбан в подразделе «Задачи» после выбора представлений «Условия» и «Мой план». В разделе «Проекты» доступен метод Канбан вместе с другими представлениями при отображении задач: списком, планом, Гантом и календарем. Как не запутаться:
Просмотр «Сроков» в задачах и проектах
Показывает вам Канбан-доску с задачами, разбитыми по временным сегментам. В первую очередь красным цветом по умолчанию вы увидите все просроченные задачи. Желательно, конечно, чтобы этот столбец всегда оставался пустым, но бывают разные случаи. Далее идут этапы «На сегодня», «На этой неделе», «На следующей неделе» и «Без сроков». В этом Канбане нельзя удалять или закрывать задачи путем перетаскивания — доска нужна только для контроля предполагаемых сроков выполнения. Следует также отметить, что шкала продвижения здесь направлена в обратную сторону — от неопределенного времени справа к сегодняшнему дню и как бы «вчера» слева.
Посмотреть «Мой план» в задаче
Для макета поверхности требуется настраиваемая электронная доска. Здесь вы можете заранее быстро «наметить» задачи по удобной для вас схеме. Поскольку длина Канбана не ограничена, вы можете построить логику планирования, которую понимаете, и следовать ей.
Канбан
Эта доска отображается в верхнем меню в Задачах и является вариантом отображения задач в Проектах. Канбан показывает задачи по мере их выполнения по статусу и обязательно привязан к конкретному проекту или группе. Если вы создаете задачу вне проекта, то индикатора «Этап» там вообще не будет. По умолчанию для задач из групп или проектов доступны сразу три стандартных стадии: «Новая», «Выполняется» и «Готово», причем задача создается сразу на первой из них. Но вы можете редактировать этапы для каждого проекта отдельно и соответственно будет меняться индикатор этапа: сколько этапов, столько и делений можно отметить.
Поскольку у каждого проекта есть свой Канбан, вам придется переключаться между всеми доступными проектами. Также следует отметить, что перемещение задачи на последний (крайний правый) этап Канбана не означает ее завершения! Это важно помнить, ведь бывали случаи, когда пользователи просто меняли стадию на финальную после выполнения задач, и тогда счетчик задач с просроченным сроком зашкаливал.
Канбан в Проектах также наделен собственной памятью: система запоминает, какие задачи вы вводили последними, и показывает их вам при входе в проект или группу.
Ни шагу назад!
Как видите, Канбан — это действительно простой, удобный и информативный метод визуализации хода выполнения различных задач. Если вы сделаете настройки под себя и свой бизнес — правильно распределите этапы, отобразите в карточке только нужные поля, подберете приятные глазу цвета — то использование канбана в Битрикс24 доставит вам истинное удовольствие.
Мы также хотим развеять миф о том, что карточки клиента можно двигать только вперед. На самом деле ограничений нет и практически всегда можно вернуть лид, сделку или задачу на предыдущий этап при необходимости. Просто часто такая возможность блокируется или добавляется бюрократическая процедура, вроде оставления комментария-разъяснения или получения согласования с вышестоящим менеджером. Наши сотрудники всегда готовы ответить на любые ваши вопросы по настройке и использованию этого метода в Битрикс24. Используйте инструменты системы и, как говорится: «Пусть у вас все идет гладко, как по Канбану!»
