Планирование работы, постановка, распределение и контроль задач — важная составляющая любого бизнеса, где сроки играют ключевую роль. Примеров множество: логистика, управление проектами или мероприятиями, образование или медицина — список можно продолжать и продолжать. Использование Битрикс24 как инструмента планирования и контроля значительно облегчает работу всем: от руководителя, который глобально видит всю картину событий и стадию выполнения, до рядовых исполнителей, которые всегда знают, что и когда им нужно сделать. Однако бывают случаи, когда исполнителям не нужно работать на портале, а просто выполнять предложенные задания, причем чаще всего — делать это полностью офлайн. И тут на помощь приходит программное обеспечение, о котором мы уже не раз упоминали как отличное дополнение к Битрикс24 — MS Excel. Точнее, использование условного форматирования документов электронных таблиц, сформированных с помощью Битрикс24.
Задачи и диаграмма Ганта
Прежде чем поделиться опытом, стоит привести пример диаграммы Ганта, реализованной в Битрикс24, которая значительно оптимизирует работу с задачами. Это удобный инструмент, решающий проблемы с распределением времени на задачи и дедлайнами. Хорошо, что этот способ не требует дополнительных модулей или плагинов и доступен пользователям порталов с любым тарифом.
Задачи представлены в виде визуализированных блоков прямо в сетке календаря; левый край блока показывает начало задачи, а правый — ее завершение. Дедлайн отмечен на блоке вертикальной красной линией, и если задача просрочена, все, что справа от дедлайна, будет заполнено красным:
Детальные настройки могут раскрашивать разными цветами рабочие дни, выходные и праздничные дни, а также раскрашивать период, когда сотрудник вел учет рабочего времени при выполнении задач. На диаграмме Ганта можно связать задачи друг с другом, определить основные и подзадачи, изменить линии и многое другое. Этот способ очень удобен благодаря визуализации и быстрому редактированию всего процесса.
Решения для MS Excel
Условное форматирование, по задумке разработчиков, в MS Excel используется в исследованиях с анализом данных, для поиска проблем и уточнения тенденций. Однако эти свойства программы вполне подходят для создания возможности мониторинга задач, вроде диаграммы Ганта. Разработчики воспользовались этим, ведь условное форматирование помогает выделить интересующие пользователя ячейки или диапазоны, а также визуализировать данные с помощью стандартных функций табличного редактора — т. е. раскрашивать, объединять, выделять и многое другое.
Самое сложное в этом процессе — «научить» Битрикс24 создавать соответствующие таблицы MS Excel по заданной логике. Функционал Битрикс24 позволяет формировать документы различной сложности. Однако для корректного создания документов со встроенными формулами использовался генератор phpspreadsheet.
Как это работает вместе?
Для создания сложного документа пользователю необходимо загрузить в Битрикс24 информацию обо всех будущих задачах. Далее в процесс включается генератор документов, который на вход получает подготовленный шаблон с одной ячейкой, на основе которого создается электронная таблица MS Excel с условным форматированием формул. Сетка таблицы будет строиться от самого первого задания до последнего по порядку. Таймфреймы будут представлены в виде блоков, состоящих из окрашенных ячеек. В документе также есть вертикальная черта, которая показывает сегодняшнюю дату.
И тогда документ начинает жить своей жизнью без выхода в глобальную сеть. Каждый день, а точнее, каждый раз, когда пользователь открывает его, будут происходить изменения, заполняться ячейки, перемещаться «строка изменения даты» и многое другое. Работа формул предоставит пользователю визуализацию всех текущих процессов, аналогичную диаграмме Ганта в Битрикс24. Пожалуй, единственным недостатком этого метода является привязка документа к дате: если компьютер пользователя находится в автономном режиме и настройки даты/времени перепутаны, MS Excel возьмет дату, которую операционная система предоставляет программе.
Широкий спектр приложений
Как видите, адаптировать таблицу MS Excel с условным форматированием формул можно для многих сфер бизнеса. Доработки функционала Битрикс24 возможны как для коробочной версии, так и для облачной редакции. В первом случае все решается кастомизацией, во втором — созданием специального приложения. Конечно, в каждом случае это индивидуальная разработка под нужды клиента и нужный ему документ.
Таким образом, мы в очередной раз убедились, что MS Excel не может заменить Битрикс24, а прекрасно дополняет этот продукт и решает сопутствующие бизнес-задачи. А если вам необходимо создать таблицы с условным форматированием, наши специалисты с радостью помогут вам это реализовать!
