fbpx

База знаний в вашем Битрикс24

База знаний — это своеобразный справочник компании, в котором можно разместить и структурировать всю необходимую информацию для сотрудников. Регламенты, правила, история, графики работы, документы или отчетные формы — все, что вам нужно знать и понимать о бизнес-процессах, можно сделать простым и понятным, а главное доступным в любое время и в любом месте на Портале. База знаний незаменима при удаленной работе и обучении новых сотрудников, а также может хранить весь опыт сотрудников компании, даже если они уже покинули вашу компанию. Это как собственная Википедия, только внутренняя и привлекательная.

Путь развития Базы Знаний в Битрикс24

Изначально База Знаний была доступна только определенным группам и фактически использовала WIKI-разметку для редактирования. Она даже называлась «Вики-база знаний». И если возникла необходимость создать справочные материалы для всех сотрудников, то сначала нужно было создать открытую видимую группу на Портале, куда мог присоединиться любой желающий. Идея с функционалом маркировки очень хороша, ведь всемирная энциклопедия позволяет описать абсолютно любое событие, предмет или явление. Однако у такого подхода есть один очень неприятный недостаток: контент не имеет эстетичного вида.

Не стоит думать, что это надумано — в современном виртуальном мире, когда все переполнено совершенством форм и красок, любая статья в настоящей Википедии кажется сухой и уже сильно формализованной. Но задача Базы Знаний в Битрикс24 — помогать пользователям, а не заставлять их напрягаться. Менее критичным, но все же недостатком была потребность редактора базы знаний знать основы разметки Wiki. А, как известно, в Битрикс24 все стремится к простоте и доступности, поэтому заполнение базы тоже должно было стать максимально понятным абсолютно каждому пользователю.

Венец эволюции виртуальных каталогов

Команда Битрикс24 представила обновленную Базу знаний, отвечающую современным требованиям, в октябре 2019 года на презентации релиза «Бостон». Его концепция состояла из пяти пунктов:

  • Простое создание и обновление контента;
  • Распределение прав доступа между пользователями;
  • Мультимедийный контент;
  • Доступность на всех устройствах;
  • Удобный поиск.

Для достижения этого списка полностью отказались от подхода к созданию Базы Знаний: Wiki-разметки и поставили весь процесс на рельсы Битрикс24. Действительно, создание сайтов в конструкторе оказалось под силу каждому пользователю, «колесо» было наполнено удобными инструментами для обработки контента и разметки текста. Также теперь База Знаний стала доступна всем сотрудникам без привязки к группе, хотя осталась возможность создания отдельных каталогов для групп и проектов. И появилась возможность вызывать необходимую Базу данных в виде контекстного меню в различных местах Портала, где без справочных материалов у пользователей могут возникнуть трудности.

Как управлять Базой Знаний?

Базы знаний доступны во всех тарифных планах Битрикс24, включая бесплатный, и их количество не ограничено для отдельных проектов. Однако в зависимости от облачных тарифов существует ограничение на количество общих Баз Знаний. Чтобы начать работу с общей Базой Знаний компании, нужно найти в левом меню одноименный пункт. Отдельные базы можно найти в строке меню каждого проекта и каждой группы. Если у вас был опыт работы с Битрикс24.Сайты, то все будет предельно просто.

В меню управления Базами Знаний вам доступны готовые шаблоны виртуальных каталогов, пустой шаблон, для собственной разработки в режиме конструктора, управление правами доступа и документация по использованию (кстати, такая же, как и для Битрикс24.Сайты) . По умолчанию права доступа к редактированию контента принадлежат всем сотрудникам. Однако администратор портала может управлять доступами и предоставлять их как индивидуально каждому сотруднику, так и определенным отделам. Для этого необходимо создать соответствующие роли и распределить их между нужными людьми/отделами. В группах или проектах нет функциональных прав доступа, поэтому каждый участник может редактировать содержимое баз данных профилей.

По умолчанию для каждого портала доступен готовый образец базы данных. Все, что вам нужно сделать, это изменить стандартный контент на свой собственный и еще больше расширить руководство, создав новые разделы или страницы. Вы можете приобрести дополнительные готовые шаблоны.

При выборе пустого шаблона также откроется окно слайдера, где система попросит вас выбрать цветовую тему будущей Базы. После этого вы можете комбинировать готовые блоки, создавая Базу Знаний точно по своим предпочтениям. Также помним, что во всех коммерческих тарифах есть блок для собственного HTML-кода. Таким образом, если вы действительно хотите чего-то уникального или просто хотите создать ни с чем не сравнимую Базу Знаний, вы можете сделать это самостоятельно.

Контент решает все

Битрикс24 предоставляет отличный инструмент для хранения и передачи информации о вашей компании, но за содержание полностью отвечаете вы. Таким образом, чтобы База данных была не только красивой, но и полезной, необходимо правильно ее наполнять и использовать имеющийся функционал по назначению. Вот несколько практических советов, которые помогут вашей базе знаний оправдать ожидания.

Создайте четкую структуру.

База знаний должна, в первую очередь, отличаться от обычного сайта Битрикс24 строгой структурой материала. Для этого контент должен быть выстроен в четкой логической последовательности. А структурировать все это поможет боковая панель — специальный блок, в котором можно выстроить иерархию материалов.

Если вы создаете Базу знаний для всей компании, заранее продумайте содержание и последовательность тем. Разместите боковую панель в Базе и структурируйте в ней пункты меню. Он может быть многоуровневым, что еще больше упрощает распространение контента. В любой момент можно не только поменять местами пункты меню, но и определить количество вложений. Таким образом, вы не должны бояться ошибиться — вы всегда сможете быстро отредактировать любой блок или строку. Главное, чтобы все было максимально удобно для будущих читателей.

Добавьте описание

Не забывайте искать

Блок со строкой поиска — главное отличие Базы Знаний от обычного Битрикс24.Сайтов. Поиск индексирует все материалы в вашем каталоге и позволяет людям быстро найти нужную им информацию. Это очень удобно, когда в вашей базе несколько страниц: читателям не нужно все пролистывать или рыскать внутри каталога: они должны ввести поисковый запрос и перейти к нужному найденному материалу.

Отсюда вытекает следующий совет — не делайте Базу Знаний одним огромным «холстом». Это неудобно и некрасиво, даже при современном функционале. Создавайте разные страницы для каждого из разделов, и читатели оценят компактность вашей Базы Знаний.

Оптимизируйте свой контент

База знаний позволяет комбинировать текстовые и визуальные элементы для создания эстетически привлекательного вида. В текстовом редакторе есть множество способов работы со стилями: шрифты, цвета, выделение и многое другое. Графический материал легко загружается с компьютера, для его обработки предусмотрен встроенный редактор изображений.

Однако не стоит злоупотреблять имеющимися возможностями! Не забывайте: все загруженное в Базу Знаний остается на виртуальном диске вашего Битрикс24, а значит накапливается в системе. Неоптимизированные изображения занимают больше места, «нагружают» работой БД, но при этом качество не заметно глазу пользователя. Поэтому, как говорится: «Без фанатизма», иначе в один прекрасный момент Битрикс24 сообщит о заполнении виртуального диска.

Знания для всех

Как видите, современная База Знаний в Битрикс24 — это очень удобный и полезный функционал, который стоит использовать в каждой компании. Это незаменимо для новых сотрудников, очень полезно для удаленных сотрудников, ценно для менеджеров и, если на то пошло, престижно в глазах других людей. Битрикс24 дает вам все необходимое для создания лучшей Базы Знаний для всей компании или важных узкоспециализированных баз, а также возможность вызывать эту информацию в нужном месте Портала всего в один клик. Конечно, к созданию электронного справочника нужно подойти ответственно, но результат того стоит. Ведь все знания будут доступны, пока работает Портал вашего Битрикс24.