Отказ от ответственности: данный текст не является негативной рекламой редакторов таблиц или их разработчиков. Информация не рекомендуется к прочтению лицам, которые не намерены менять свою точку зрения на организацию бизнес-процессов в своем бизнесе.
Целью любого бизнеса является получение максимально возможной выгоды для его владельцев. Помешать этому может множество факторов: сложная ниша, высокая конкуренция, сомнительное качество продукта или услуги, которые предлагаются клиентам. Но мало кто обращает внимание на, казалось бы, простые бытовые вещи, которые на самом деле работают против сотрудников компании. Одна из них — использование редактора табличных данных электронных таблиц MS Excel (его локальных и облачных аналогов) в области взаимодействия с клиентами вместо CRM-системы. В Интернете есть много информации по этому вопросу, и даже много шуток. Но если разобраться в деталях, то все совсем не смешно. Чтобы объяснить нашу точку зрения, как интегратора CRM Битрикс24, мы подготовили пять весомых аргументов на эту тему.
1. Назначение программного продукта
Первое и самое главное: Excel (как и Word или обычная бумажная тетрадь) не является инструментом для управления или улучшения бизнеса. Даже в описании продукта сказано, что это программа для записи и вычисления математических и статистических данных. В принципе, это все, что стоило сказать.
Excel действительно является мощной и многофункциональной программой в своей отрасли. К сожалению, она является яркой иллюстрацией принципа Парето: «Менее 20% пользователей знают о 80% возможностей программы.» Или, если проще, почти все, кто пользуется Excel, знают только о паре функций, которые они пытаются приспособить под свои нужды. На достойном уровне программу используют статисты, ученые и, редко, финансовые работники. Но не бизнесмены!
Таким образом, строить свои бизнес-процессы на Excel — это то же самое, что забивать шурупы в доску молотком: что-то получается, но совсем не так, как должно быть. И это даже не какой-то инсайд от нашей компании: это обычное изложение цели программы.
А ведь цель CRM-системы — обеспечить качественные отношения с потенциальными и существующими клиентами, автоматизировать бизнес-процессы и повысить вероятность повторных продаж. Чувствуете разницу?
2. Комфорт
«Хорошо, но ведь предприниматели как-то работают в Excel, и им удается зарабатывать хорошие деньги», — может возникнуть скептическое замечание. Да, они работают. И часто, особенно в малом бизнесе, это выглядит так:
Есть несколько (редко один) документов, в которые разные сотрудники вносят что-то по мере выполнения задач. Это заполнение полей клиентских баз данных (хранение базы данных в Excel — отдельная больная тема, но сегодня не об этом), учет заказов и их обработка, отчетность;
Поскольку Excel не предназначен для бизнеса — единых методик работы в этом направлении нет. Поэтому менеджеры придумывают (часто копируют) чьи-то шаблоны для своего бизнеса или, что еще хуже, разрабатывают собственные таблицы и объясняют сотрудникам, как их заполнять. В свою очередь новые сотрудники учатся у своих предшественников, и на этом этапе часть информации теряется или искажается.
Интерфейс программы, как и любого научного инструмента, не является «дружественным» для пользователя. Так, сначала нужно привыкнуть к внешнему виду окна редактора, затем к особенностям работы с ним, и только потом — к самой работе.
Список можно продолжить, но и этого уже достаточно, чтобы задуматься об эффективности организации оперативных действий внутри компании. Любая CRM-система стремится помочь своим пользователям выполнять операции быстро, правильно и понятно. В создании интерфейса широко задействован UI/UX. И в обновлении Битрикс24 доработан функционал подсказок, которые объясняют практически все явные поля, кнопки, окна и т.д. Конечно, подсказки можно отключить, но на начальном этапе использования Битрикс24 это просто необходимые вещи, которые обеспечивают быстрое освоение и грамотное использование обширного функционала.
3. Расположение
Ад в использовании Excel, порожденный файлообменниками, уже позади. Это значит, что все стало намного проще, но не до конца. И вот, самая страшная схема: для работы с файлом электронной таблицы необходимо иметь соответствующее программное обеспечение на компьютере, или мобильном устройстве. Версии до 2007 года не поддерживают формат *.xlsx (только *.xls), который сейчас господствует повсеместно. Чтобы передать файл другому пользователю или перенести на другое устройство, нужно сохранить все изменения, каким-то образом отправить файл документа (по электронной почте, через файлообменник, через съемный носитель и т.д.) и молиться, чтобы где-то на этом пути что-то не сорвалось. Кроме того, нужно быть внимательным, чтобы вовремя сохранить документ и выбрать правильное имя (а файлов обычно много).
С появлением облачных сервисов многое стало гораздо проще. Электронные таблицы Google принимают любой формат Excel, обеспечивают доступ к одному документу нескольким пользователям с любого подходящего устройства и снимают ответственность за контроль сохранений.
Однако это не тот показатель, с которым Excel может попытаться конкурировать с CRM. Например, и облачная, и локальная версии «Битрикс24» предоставляют доступ к хранящимся в системе документам более чем в 30 форматах с возможностью как просмотра, так и редактирования. Это возможно с компьютера, планшета или смартфона без дополнительного или специального программного обеспечения. Но, опять же — пока речь идет о том, что в CRM Битрикс24 проще управлять содержимым файлов Excel, чем в самом редакторе электронных таблиц.
4. Возможности
Сравнивать возможности Битрикс24 и Excel не имеет смысла по причинам из первого аргумента — это инструменты для достижения совершенно разных целей. Конечно, Битрикс24 в чистом виде не посчитает вам автоматическую сумму и не отсортирует строки по алфавиту. Однако систему можно усовершенствовать (on-premise редакцию — практически в неограниченных масштабах) и, при необходимости, любой функционал может появиться на вашем портале. Но сам Excel просто не может:
Интегрироваться с вашим сайтом и автоматически заполнять данные о клиентах, заказах, платежах и т.д;
Контролировать временные затраты сотрудников, формировать отчеты по часам и проектам;
Обеспечить возможности общения с сотрудниками в едином корпоративном пространстве;
Создать для вашего сайта, лендинга, интернет-магазина, форму… и все в этом роде;
Управлять маркетинговыми кампаниями;
Генерировать документы делопроизводства;
Продвигать лиды по воронке тоннеля продаж…
Достаточно. Что бы вы ни делали в Excel, в Битрикс24 это может происходить автоматически. Главное — понять, что при ведении дел в Excel практически все вносится руками, на что тратится много драгоценного времени сотрудников.
5. Финансы
И еще о деньгах. Здесь все просто, но к этому вопросу не стоит подходить с точки зрения экономии. Например, лицензия на Excel стоит примерно 170 долларов; использование в облаке обходится от 5 до 12,5 долларов на пользователя в месяц. Минимальная лицензия для эффективного коммерческого тарифа Битрикс24 составит от 55 рублей в месяц. А теперь давайте сравним, сколько реально помогает заработать Битрикс24, предназначенный для этих целей. Или с другой стороны: сколько вы не заработаете, тратя время на примитивное заполнение таблиц в Excel, пока конкуренты будут развивать свою CRM?
Подведем итоги!
Excel — это отличная программа для статистики и вычислений, не предназначенная для развития бизнеса. Документы Excel должны присутствовать в вашем деле в виде отчетов, прайс-листов, сводных статистических данных и многого другого… Но не в качестве рабочего инструмента для менеджеров.
CRM Битрикс24 не просто заменяет ваш Excel на правильную и эффективную систему, но и качественно выводит ваш бизнес на новый уровень. И если вы до сих пор все делаете в Excel, давайте просто посмотрим на возможности Битрикс24, заказав бесплатную демо-версию у SIERABY по электронной почте web@siera.by
