fbpx

Что нужно знать о календарях в Битрикс24 для эффективной работы?

Современный электронный календарь – отличный инструмент для грамотного планирования как личной, так и общехозяйственной деятельности. Битрикс24 имеет удобный функционал для работы с различными календарями, который поможет вам ничего не забыть, быть в курсе событий и ориентироваться в них. Управлять календарями несложно, поэтому давайте подробнее рассмотрим этот процесс.

Разнообразие календарей в Битрикс24

На любом Портале, независимо от тарифного плана, календари находятся в нескольких местах. Это все тот же программный компонент, который ведет себя по-разному в зависимости от пользователя и пункта меню. Посмотреть календарь можно непосредственно в отдельной ленте в левом меню, а также в Заданиях, Группах и Проектах при выборе одноименного представления отображения. Кроме того, вы будете постоянно иметь дело с календарем при постановке задач, описании событий, создании опросов — словом, всегда там, где есть возможность привязки к дате и времени.

По праву собственности бывают личные (для сотрудника) и общие (для группы или всей компании) календари. Администратор Портала имеет возможность определять права доступа пользователей к различным календарям и действиям с ними. Обладая полным набором прав, вы можете добавлять записи других пользователей, компаний, выбранных рабочих групп в свой личный календарь; редактировать информацию и удалять события от себя и других сотрудников. С максимально ограниченными правами — работайте только со своим календарем. 

Также есть возможность синхронизировать личный календарь с другим сервисом или календарем мобильного устройства. В первом случае нужно выбрать нужный внешний календарь и пройти авторизацию. Второй — отсканировать QR-код гаджетом на iOS или Android. Несколько секунд и данные синхронизируются: ваши события появятся в календаре Битрикс24, а записи из календаря Портала появятся в сервисах или на вашем смартфоне. Это двусторонняя синхронизация, поэтому изменение информации в одном месте повлечет за собой изменение и в другом.

Интерфейс календаря

Внешний вид календарей создан по образу лучших решений, придуманных цивилизацией, все действия интуитивно понятны. Возможно отображение дня, недели и месяца, а также просмотр расписания, когда пользователь увидит время, дату и запланированное действие. По умолчанию ежедневник разбит на временные отрезки по 15 минут. Горизонтальная красная линия показывает значение текущего времени. При отображении недели в сетке календаря будут отображаться все семь дней, а в представлении «месяц» вы сможете увидеть все запланированное. Нажав кнопку «Сегодня», вы вернетесь к текущему времени и дате из любого места календаря.

В разделе доступен поиск с использованием готовых и настраиваемых фильтров. Вы всегда сможете отсортировать события, которые вы создали или на которые вас пригласили. А при необходимости можно собрать собственный фильтр с разными значениями пользовательских полей для максимально точного отбора нужной информации. И, конечно, помимо фильтра в поисковом запросе можно указать текст, по которому Битрикс24 будет искать в календаре совпавшую тему.

Добавление событий и задач

В календарь Битрикс24 можно добавлять как события, так и задачи. О последнем сказано много — задачи признаны важнейшим компонентом ERP-системы. При нажатии на пустое место в сетке календаря откроется страница слайдера с формой для постановки новой задачи. Здесь будет автоматически установлено время начала выполнения задания — оно зависит от того, куда вы кликнули мышкой. В остальном это самая распространенная задача в Битрикс24.

Второй момент — это событие. Вы можете создать его тремя способами:

  • Как и в предыдущем случае, нужно нажать на пустое место сетки календаря, но уже в разделе «Календарь» левого меню. Появится всплывающее окно, а не страница слайдера;
  • Создать событие из «Прямой трансляции» — появится полноценная страница слайдера;
  • Создайте событие из чата. Все, наверное, замечали, что в переписке выделяются слова сегодня, завтра, вчера и другие, относящиеся к датам. Нажав на такое слово, вы сможете создать как новую задачу, так и новое событие в календаре.
Добавьте описание

Событие имеет ряд уникальных отличий от задания. Вы можете указать даты начала и окончания мероприятия или выбрать весь рабочий день одним нажатием на чекбокс. Разные события могут быть привязаны к разным календарям: к личному, общему или календарю выбранной рабочей группы. Еще одним отличием мероприятия является выбор места проведения: это может быть «рабочее место», что не влияет на другие ресурсы компании, а может быть «конференц-зал», выбор которого повлияет на инструмент бронирования ресурсов, в Битрикс24.

Добавьте описание

Вы также можете пригласить неограниченное количество сотрудников на мероприятие и установить столько напоминаний, сколько захотите. И особенно полезна функция подтверждения участия: приглашенный сотрудник может принять ваше приглашение, либо отказаться от него.

Планирование — наше все

Таким образом, календари Битрикс24 могут значительно улучшить вашу личную и командную работу. Успех любого мероприятия зависит от уровня подготовки к нему, соблюдение графика исключает задержки, а своевременное напоминание о важном событии делает жизнь намного приятнее. Функционал календаря в Битрикс24 доступен каждому пользователю, как и все инструменты для современного бизнеса из этого набора. И вам вообще не нужны сторонние сервисы для работы с календарем — все уже есть на вашем Портале.