Битрикс24 предоставляет различные возможности обработки документации: от автоматического формирования счетов-фактур, отгрузочных листов и т. д. до объединения, редактирования файлов документов. В данной статье затронута тема ручной работы, когда сотрудники создают документы внутри Битрикс24, скачивая готовые файлы с различных устройств.
Обновленный Битрикс24.Документы
К концу весны 2021 года команда Битрикс24 представила список обновлений, в том числе касающихся функционала электронных документов, в рамках презентации релиза «Берлин». Они относятся к совместному редактированию документов, таблиц и презентаций, позволяют открывать все накопившиеся документы в соответствующих форматах. Новый отдельный раздел левого меню помогает найти все файлы, с которыми вы работаете, или создать новый одним щелчком мыши.
Решение проблемы офисных редакторов.
Раньше для работы с документами Битрикс24 использовали стороннее ПО. Сервисы Microsoft Office365, Microsoft Office Online, Google Drive и т. д. Все они требуют отдельной авторизации пользователя, а оплата офисных программ для каждого отдельного сотрудника — дорогое дело, которого теперь можно избежать. Ведь в Битрикс24 теперь есть свой раздел «Документы», где в открывающемся слайдере вы найдете весь необходимый функционал. Теперь с помощью встроенного редактора вы можете работать с файлами формата Документ (.docх, .doc), Таблица (.xlsх, .xls) и Презентация (.pptх, .ppt)
Совместная работа над документами
Интерфейс обновленного редактора интуитивно понятен и удобен. Вы можете забыть о копировании ссылок внутри системы: просто выбираете участника команды, с которым хотите работать над документом, он получает уведомление стандартными средствами Битрикс24, и он уже в редакторе. Вы можете видеть вносимые ими изменения в режиме реального времени, а они также видят ваши действия в документе. Важно отметить, что документ автоматически сохраняется в разделе «Документы» как для вас, так и для выбранных вами коллег.
Вся история изменений сохраняется и при необходимости вы всегда можете восстановить предыдущую версию. В историю также заносятся данные о том, кто и когда редактировал документ.
Битрикс24.Документы и внешние пользователи
С пользователями вашего Портала все понятно, но часто возникает необходимость поделиться документом с незнакомыми людьми. Теперь вы просто открываете документ, настраиваете и копируете общедоступную ссылку, а затем отправляете ее предполагаемому пользователю любым доступным способом. Получатель переходит по ссылке и разворачивается прямо внутри документа, который вы можете продолжить совместно редактировать с человеком, которого нет в вашем Битрикс24.
Документы — это не просто текст
Кроме текстовых файлов есть и вспомогательные элементы. Первый — таблицы, один из самых важных и сложных инструментов. Они дают возможность работать с расчетами, формулами и даже строить диаграммы.
Не менее важный и достаточно активный. Используемый скрипт — работа с презентацией. Всего в пару кликов вы можете создавать новые слайды, выбирать оформление, шрифты и открывать экран предварительного просмотра прямо из редактора.
Выводы
В релизе «Берлин» Битрикс24 был массово обновлен в областях обработки документов, что значительно упростит деятельность ваших компаний. Делитесь доступом к документам с коллегами, обменивайтесь информацией или вносите изменения, просматривайте поправки в режиме реального времени — все это теперь доступно в Битрикс24. Свяжитесь со специалистами Авиви для получения подробной консультации о том, как сделать работу удобнее и эффективнее.
